Registrierkasse wechseln: So läuft der Umstieg

Wie wechsle ich die Registrierkasse?

In drei Schritten: alte Kasse mit Schlussbeleg beenden und das Datenerfassungsprotokoll sichern, die Außerbetriebnahme bei FinanzOnline melden, dann die neue Kasse samt Signatureinheit registrieren und mit geprüftem Startbeleg starten. Mit einem sauberen Stichtag, etwa dem Monatswechsel, ist das an einem Vormittag erledigt.

Über Nacht geht das nicht: Die RKSV verlangt einen geregelten Übergang, damit die Signaturkette der alten Kasse sauber endet und die neue ordnungsgemäß beginnt. Die Schritte im Detail.

Der häufigste Anlass für einen Wechsel sind übrigens Preiserhöhungen oder neue Gebühren beim bisherigen Anbieter – etwa laufende Signatur-Pauschalen oder Kontingente. Ein Umstieg ist weniger Aufwand, als viele denken: Mit sauberem Stichtag ist er an einem Vormittag erledigt.

Die alte Kasse ordnungsgemäß abschließen

Als Letztes wird auf der alten Kasse ein Schlussbeleg erstellt – ein Nullbeleg, der den regulären Betrieb dieser Kasse formal beendet. Er ist laut § 17 Abs. 8 RKSV auszudrucken und aufzubewahren. Danach wird das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ein letztes Mal final exportiert und gesichert: Die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO beträgt sieben Jahre und gilt unabhängig davon, ob die Kasse noch im Einsatz ist. Abschließend wird die Außerbetriebnahme der alten Kasse über FinanzOnline gemeldet.

Die neue Kasse in Betrieb nehmen

Auf der neuen Seite wird die Kasse eingerichtet und ein Startbeleg erstellt; ab dann kassieren Sie über die neue Kasse. Spätestens eine Woche danach müssen Kasse und Signatureinheit über FinanzOnline registriert und der Startbeleg geprüft sein, üblicherweise mit der BMF-Belegcheck-App (§ 6 Abs. 3 RKSV).

Praxis-Tipps für einen reibungslosen Wechsel

Ein sauberer Stichtag erleichtert den Umstieg spürbar – etwa ein Monatswechsel, an dem sich Monatsbeleg der alten und Startbeleg der neuen Kasse klar trennen. Stammdaten wie Artikel, Preise und Kundschaft müssen im neuen System meist neu angelegt oder aus der alten Kasse importiert werden; planen Sie dafür Zeit vor dem eigentlichen Stichtag ein. Vermeiden Sie einen dauerhaften Parallelbetrieb beider Kassen: Jede Kasse ist einzeln bei FinanzOnline gemeldet, und Umsätze müssen eindeutig der jeweils aktiven Kasse zuzuordnen sein – paralleler Betrieb sollte daher nur so lange dauern, wie der eigentliche Wechsel unbedingt erfordert.

Sonderfall: Ausfall statt geplanter Wechsel

Geht die alte Kasse dauerhaft defekt, lässt sich kein geordneter Schlussbeleg mehr erstellen. Der Umstieg folgt dann trotzdem den Schritten oben – nur ohne Schlussbeleg: Melden Sie die Außerbetriebnahme mit dem Grund des dauerhaften Ausfalls über FinanzOnline und sichern Sie das DEP, soweit es noch auslesbar ist. Fällt dagegen nur die Signatureinheit vorübergehend aus, ist das kein Fall für einen Kassenwechsel – dann gelten die Ausfallsregeln der RKSV.

Was kostet der Umstieg zu Kasseneck?

Nichts extra. Wer noch einen laufenden Vertrag bei einer anderen Kasse hat, zahlt bei Kasseneck erst, wenn dieser endet – bis zu 3 Monate gratis, solange der alte Vertrag läuft. Startbeleg, An- und Abmeldung bei FinanzOnline und das Anlegen Ihrer Artikel begleiten wir am Telefon. Die neue Kasse können Sie vorher unbegrenzt testen.

So läuft es bei Kasseneck: Für die neue Kasse übernimmt Kasseneck die FinanzOnline-Meldungen – Registrierung, Startbeleg und laufende Meldungen laufen ohne Ihr Zutun. Bei der alten Kasse, die in aller Regel ein fremdes System ist, helfen wir bei der Außerbetriebnahme-Meldung über FinanzOnline und beim Sichern des finalen DEP-Exports für die siebenjährige Aufbewahrungsfrist. Ihre Artikel und Preise legen wir gemeinsam an, und in der Test-Umgebung spielen Sie den Umstieg vor dem Stichtag gefahrlos durch. Der Gratis-Zeitraum beginnt mit dem Startbeleg und endet, sobald Ihr alter Vertrag ausläuft, spätestens nach 3 Monaten. Umstieg anfragen

Was die neue Kasse kostet und welche Posten beim Vergleich oft fehlen, steht im Beitrag Was kostet eine Registrierkasse in Österreich?