Das Datenerfassungsprotokoll (DEP)

Das Datenerfassungsprotokoll (DEP) ist die elektronische Aufzeichnung sämtlicher Barumsätze einer Registrierkasse. Jeder signierte Beleg wird darin dauerhaft und unveränderbar gespeichert – es bildet damit das Herzstück der RKSV-konformen Kassenführung.

Verkettung der Belege

Im DEP werden Belege nicht nur einzeln abgelegt, sondern über die Signatur der Signaturerstellungseinheit lückenlos miteinander verkettet: Jeder neue Beleg enthält einen Bezug auf die Signatur des vorangegangenen Belegs. Diese Kette macht nachträgliche Eingriffe erkennbar – fehlt ein Beleg oder wurde er verändert, bricht die Kette an genau dieser Stelle sichtbar ab.

Aufbewahrung und Export

Das DEP muss über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist verfügbar gehalten werden und ist bei einer Betriebsprüfung auf Verlangen in einem vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) definierten, strukturierten Format bereitzustellen – auch bei einer unangekündigten Kassennachschau muss der Export kurzfristig zur Hand sein. Zusätzlich sieht die RKSV eine regelmäßige externe Sicherung des DEP vor, damit die Aufzeichnungen auch bei einem Defekt der Kasse erhalten bleiben.

Wie Kasseneck das löst

Kasseneck führt das DEP automatisch zu jeder Kasse – jeder über die API signierte Beleg wird sofort verkettet und revisionssicher abgelegt. Der BMF-konforme Export steht jederzeit per API-Aufruf zur Verfügung, etwa für eine Betriebsprüfung oder die eigene Archivierung. Um die externe Sicherung müssen Sie sich nicht kümmern: Sie ist als Teil der Kasseneck-Plattform bereits abgedeckt.

Ein DEP selbst nachrechnen

Ein Datenerfassungsprotokoll lässt sich prüfen, ohne jemandem glauben zu müssen. Unser Prüfportal für Datenerfassungsprotokolle rechnet Aufbau, Lesbarkeit jedes Belegcodes, die Verkettung und den Nummernkreis nach – und zwar für jedes österreichische DEP, auch das einer fremden Kasse. Es liest das Format, das das BMF festgelegt hat.

Die Datei verlässt dabei Ihr Gerät nicht: Gerechnet wird im Browser, hochgeladen wird nichts. Was das Portal nicht kann, sagt es selbst – die Signaturen lassen sich ohne das Zertifikat von niemandem nachrechnen, auch vom BMF-Werkzeug nicht.