Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg

Neben den laufenden Barbelegen verlangt die RKSV drei besondere Beleg-Arten mit dem Betrag null: Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg. Sie dienen dazu, die Signaturkette der Kasse regelmäßig zu überprüfen, ohne dass ein tatsächlicher Umsatz stattfindet.

Startbeleg

Der Startbeleg wird bei der Inbetriebnahme einer Kasse bzw. Signaturerstellungseinheit erzeugt und signiert. Er muss geprüft werden, um zu bestätigen, dass die Signatur korrekt gebildet wird und die FinanzOnline-Meldung passt — die Prüfung ist Voraussetzung für den regulären Kassenbetrieb.

Monatsbeleg

Am Ende jedes Kalendermonats ist für jede Kasse ein Monatsbeleg zu erstellen. Er dokumentiert, dass die Signaturkette im Datenerfassungsprotokoll auch über den Monat hinweg intakt geblieben ist, und erleichtert eine spätere Kontrolle im Jahresverlauf.

Jahresbeleg

Zum Jahreswechsel ist zusätzlich ein Jahresbeleg zu erstellen — es handelt sich dabei um den Monatsbeleg zum Monat Dezember, also den letzten Monatsbeleg des Kalenderjahres. Anders als die übrigen Monatsbelege muss der Jahresbeleg aktiv geprüft werden — üblicherweise über die BMF-Belegcheck-App oder automatisiert — und ist bis spätestens 15. Februar des Folgejahres zu prüfen. Diese Prüfung bestätigt, dass die Kasse über das gesamte Jahr manipulationssicher gearbeitet hat.

Wie Kasseneck das löst

Kasseneck erstellt Start-, Monats- und Jahresbeleg automatisch zum jeweils richtigen Zeitpunkt und signiert sie korrekt in der laufenden Kette. Für den Startbeleg übernimmt Kasseneck die Prüfung im Rahmen der Registrierung; bei der Jahresbeleg-Prüfung erinnert die Plattform rechtzeitig, damit keine Frist versäumt wird.