Startbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg

Neben den laufenden Barbelegen verlangt die RKSV drei besondere Beleg-Arten mit dem Betrag null: Startbeleg, Monatsbeleg und Jahresbeleg. Sie dienen dazu, die Signaturkette der Kasse regelmäßig zu überprüfen, ohne dass ein tatsächlicher Umsatz stattfindet.

Startbeleg

Der Startbeleg wird bei der Inbetriebnahme einer Kasse bzw. Signaturerstellungseinheit erzeugt und signiert und ist der erste Eintrag im Datenerfassungsprotokoll. Danach darf die Kasse kassieren. Spätestens eine Woche nach der Inbetriebnahme müssen Kasse und Signatureinheit bei FinanzOnline registriert und der Startbeleg geprüft sein (§ 6 Abs. 3 RKSV). Die Prüfung bestätigt, dass die Signatur korrekt gebildet wird und zur Meldung passt.

Monatsbeleg

Am Ende jedes Kalendermonats ist für jede Kasse ein Monatsbeleg zu erstellen. Er dokumentiert, dass die Signaturkette im Datenerfassungsprotokoll auch über den Monat hinweg intakt geblieben ist, und erleichtert eine spätere Kontrolle im Jahresverlauf.

Jahresbeleg

Zum Jahreswechsel ist zusätzlich ein Jahresbeleg zu erstellen – es handelt sich dabei um den Monatsbeleg zum Monat Dezember, also den letzten Monatsbeleg des Kalenderjahres. Anders als die übrigen Monatsbelege muss der Jahresbeleg aktiv geprüft werden – üblicherweise über die BMF-Belegcheck-App oder automatisiert – und ist bis spätestens 15. Februar des Folgejahres zu prüfen. Diese Prüfung bestätigt, dass die Kasse über das gesamte Jahr manipulationssicher gearbeitet hat.

Wie Kasseneck das löst

Kasseneck erstellt Start-, Monats- und Jahresbeleg automatisch zum jeweils richtigen Zeitpunkt und signiert sie korrekt in der laufenden Kette. Für den Startbeleg übernimmt Kasseneck die Prüfung im Rahmen der Registrierung; bei der Jahresbeleg-Prüfung erinnert die Plattform rechtzeitig, damit keine Frist versäumt wird.

Beleg außerhalb von FinanzOnline prüfen

Die Belegcheck-App des BMF prüft Start- und Jahresbeleg gegen FinanzOnline. Die Signatur eines beliebigen Bons – auch eines fremden – prüfen Sie mit Kassenbon prüfen gegen das Zertifikat der Kasse bei A-Trust.