Kassennachschau: Ablauf & Vorbereitung

Die Finanzverwaltung kann jederzeit eine Kassennachschau durchführen — gestützt auf die allgemeine Nachschau-Befugnis nach § 144 (i.V.m. § 143) der Bundesabgabenordnung (BAO), die Einsicht in Bücher, Aufzeichnungen und damit auch in Registrierkassen, Belegwesen und DEP erlaubt. Seit Einführung der Registrierkassenpflicht 2016 wird diese Befugnis verstärkt gezielt für Kassenkontrollen genutzt, vor allem durch die Finanzpolizei. Anders als eine reguläre Betriebsprüfung kommt sie unangekündigt und muss deshalb jederzeit „bereitgehalten“ werden können.

Wann und durch wen

Die Kassennachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung, aber ausschließlich während der üblichen Geschäftszeiten des Betriebs. Sie wird von Organen der Finanzverwaltung durchgeführt, die sich beim Betreten unaufgefordert auszuweisen haben — lassen Sie sich diesen Ausweis in der Praxis auch tatsächlich zeigen, das ist Ihr gutes Recht.

Typischer Ablauf

Häufig beginnt die Nachschau unbemerkt mit einem verdeckten Testkauf, bei dem geprüft wird, ob für den Umsatz tatsächlich ein Beleg erteilt wird. Danach folgt die offene Prüfung: Einsicht in die Kasse selbst, das Verlangen nach dem DEP-Export im BMF-Format sowie die Kontrolle von Start- und aktuellen Belegen, häufig mithilfe der BMF-Belegcheck-App. Auch der Startbeleg und die zuletzt geprüften Monats- bzw. Jahresbelege können dabei abgefragt werden.

Was bereit sein muss

Damit die Prüfung reibungslos verläuft, sollten Sie den DEP-Export im BMF-Format kurzfristig ziehen können, den Startbeleg der Kasse zur Hand haben und mit der Bedienung — insbesondere der Belegerstellung — vertraut sein. Ein kurzer Blick ins Handbuch der Kasse vorab erspart im Ernstfall Unsicherheit.

Rechte, Pflichten und Ergebnis

Sie trifft während der Kassennachschau eine Mitwirkungspflicht: Sie müssen Einsicht gewähren und die verlangten Unterlagen bereitstellen. Im Gegenzug müssen sich die Prüfenden ausweisen und dürfen nur innerhalb der üblichen Geschäftszeiten prüfen. Über den Verlauf und das Ergebnis der Nachschau wird ein Protokoll (Niederschrift) angefertigt; bei Auffälligkeiten kann daraus eine reguläre Außenprüfung bzw. Betriebsprüfung folgen, bei einwandfreiem Befund endet die Sache üblicherweise mit der Nachschau selbst.

Praxis-Tipps

Bleiben Sie ruhig, ziehen Sie den DEP-Export in Ruhe und versuchen Sie nicht, während der laufenden Nachschau „schnell noch“ Belege nachzubuchen oder Auffälligkeiten zu korrigieren — das fällt in aller Regel auf und wirkt sich negativ aus. Eine sauber geführte Kasse ist die beste Vorbereitung.

Wie Kasseneck das löst

Mit Kasseneck steht der DEP-Export auf Knopfdruck zur Verfügung, und Start-, Monats- und Jahresbelege liegen automatisch vor — Sie müssen im Prüfungsfall nichts zusammensuchen, sondern zeigen, was die Kasse ohnehin laufend selbst dokumentiert.