Ausfall der Signatureinheit

Fällt die Signaturerstellungseinheit aus, etwa durch einen technischen Defekt oder eine unterbrochene Verbindung, muss der Kassenbetrieb deswegen nicht ruhen. § 17 der RKSV regelt diesen Fall: Die Kasse kassiert weiter, die Belege tragen einen Ausfallvermerk, und nach der Störung bestätigt ein signierter Sammelbeleg, dass die Signatur wieder funktioniert. Handelt es sich dagegen um einen dauerhaften Defekt der Kasse oder steht ohnehin ein Systemwechsel an, greifen nicht diese Ausfallsregeln, sondern die Schritte eines Kassenwechsels.

Belege während des Ausfalls

Solange die Signatureinheit nicht erreichbar ist, werden die Umsätze nach Möglichkeit auf einer anderen Kasse mit funktionierender Signatur erfasst. Geht das nicht, stellt die Kasse die Belege weiter aus, aber statt der Signatur steht im maschinenlesbaren Code der Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“, gut sichtbar auch auf dem Beleg selbst. Diese Belege bleiben so, wie sie sind: Sie werden nicht nachträglich signiert.

Ein nur vorübergehender Ausfall, laut BMF bis 48 Stunden, etwa bei Stromausfall oder Wartung, muss nicht gemeldet werden. Dauert er länger, sind Ausfall und Ende ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline zu melden; das BMF versteht darunter längstens eine Woche.

Der Sammelbeleg nach dem Ausfall

Sobald die Signaturerstellungseinheit wieder arbeitet, erstellt die Kasse einen signierten Sammelbeleg mit dem Betrag null und speichert ihn im Datenerfassungsprotokoll. Aus ihm geht hervor, wann der Ausfall begann und wann er endete, zum Beispiel über die laufenden Nummern des ersten und letzten betroffenen Belegs. Damit ist die Lücke dokumentiert und die Signaturkette läuft geprüft weiter.

Fällt nicht nur die Signatur, sondern die ganze Kasse aus, gilt etwas anderes: Dann werden die Umsätze händisch mit Zweitschrift erfasst und nach der Reparatur in der Kasse nacherfasst, auch als Tagessammelbeleg.

Wie Kasseneck das löst

Da die Signaturerstellungseinheit bei Kasseneck zentral betrieben wird, überwacht die Plattform ihre Verfügbarkeit fortlaufend. Kommt es dennoch zu einem Ausfall, vermerkt Kasseneck den Ausfall auf den betroffenen Belegen, erstellt nach der Störung automatisch den signierten Sammelbeleg mit Betrag null und meldet länger dauernde Ausfälle samt Ende bei FinanzOnline, schon ab 24 Stunden und damit früher als nötig. Sie müssen dafür nicht eingreifen.