Ist mein Kassenbon ein echter RKSV-Beleg?

„Ist das überhaupt ein richtiger Beleg?“ – die Frage stellt sich beim handgeschriebenen Zettel am Marktstand genauso wie beim Bon ohne QR-Code. Dieser Artikel sagt, was ein Kassenbon in Österreich tragen muss, woran Sie einen signierten RKSV-Beleg erkennen und was Sie selbst prüfen können.

Was auf jedem Beleg stehen muss

Die Belegerteilungspflicht (§ 132a BAO) gilt für praktisch jeden Barumsatz, auch unter der Registrierkassengrenze. Der Beleg muss mindestens nennen: den Namen des Unternehmens, eine fortlaufende Nummer, das Datum, Menge und Bezeichnung der Ware oder Leistung und den Betrag. Einzelheiten dazu im Artikel zur Belegerteilungspflicht.

Woran Sie einen signierten RKSV-Beleg erkennen

Kommt der Beleg aus einer Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung, trägt er zusätzlich:

• einen QR-Code (oder ersatzweise einen Link bzw. eine gedruckte Textzeile, die mit _R1- beginnt),
• die Kassen-ID und die Uhrzeit,
• die Beträge je Steuersatz.

Fehlt der QR-Code, heißt das nicht automatisch, dass etwas nicht stimmt: Kleinstbetriebe unter 15.000 € Jahresumsatz oder 7.500 € Barumsatz brauchen keine Registrierkasse, und fällt die ganze Kasse aus, darf vorübergehend ein handschriftlicher Beleg ausgestellt werden. Beim Ausfall der Signatur bleibt der QR-Code dagegen auf dem Bon, mit dem Vermerk „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ an Stelle der Signatur. Was im Code steht, erklärt der Artikel Der QR-Code am Kassenbon.

Was Sie selbst prüfen können – und was nicht

Mit Kassenbon prüfen lesen Sie den QR-Code mit der Kamera, aus einem Foto oder als eingefügten Text aus. Die Seite prüft, ob der Code vollständig ist und ob seine Signatur zum Zertifikat passt, das A-Trust für die Signaturkarte dieser Kasse veröffentlicht hat. Ist das der Fall, wurde der Code seit dem Signieren nicht verändert – ob er zu genau diesem Bon gehört, zeigt der Vergleich von Datum, Belegnummer und Summe mit dem Aufdruck.

Zwei Dinge kann niemand von außen prüfen: ob der Beleg lückenlos mit seinem Vorbeleg verkettet ist (dafür braucht es das Datenerfassungsprotokoll der Kasse) und ob die Kasse bei FinanzOnline registriert ist. Beides sieht nur das Finanzamt, etwa bei einer Kassennachschau. Die BMF-Belegcheck-App des Finanzministeriums ist für Unternehmer gedacht, die ihren eigenen Startbeleg mit einem Code aus FinanzOnline prüfen; Privatpersonen können sie nicht nutzen.

Belegannahmepflicht: Sie müssen den Bon mitnehmen

Seit 2016 gilt die Belegannahmepflicht: Kundinnen und Kunden müssen den Beleg entgegennehmen und bis vor die Tür des Geschäfts mitnehmen. Eine Strafe gibt es dafür nicht, der Sinn ist ein anderer: Ein Beleg, der ausgedruckt wurde, steht auch in der Kasse. Wer den Bon liegen lässt, hilft niemandem, ihn nachträglich verschwinden zu lassen.

Wenn die Signatur nicht zum Zertifikat passt

Meist ist der Code beim Scannen oder Abtippen beschädigt worden – ein zweiter Versuch klärt das. Bleibt es dabei, passt die Signatur nicht zum Zertifikat seiner Kasse. Das ist ein technischer Befund und kein Beweis für ein Fehlverhalten des Betriebs. Fragen Sie im Zweifel dort nach. Kasseneck sieht nur den Code und kann den Betrieb nicht einschätzen.