Belegerteilungspflicht & elektronischer Beleg

Neben der Registrierkassenpflicht kennt die Bundesabgabenordnung eine zweite, eigenständige Pflicht: die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO. Sie gilt praktisch für jeden Barumsatz – unabhängig davon, ob der Betrieb überhaupt die Umsatzgrenzen der Registrierkassenpflicht erreicht. Wer die beiden Pflichten verwechselt, unterschätzt leicht die eigene Belegpflicht: Auch ein Kleinstbetrieb ohne jede Registrierkassenpflicht muss bei Barzahlung einen Beleg ausstellen.

Wer einen Beleg ausstellen muss

Sobald Bargeld, Bankomat- oder Kreditkarte im Spiel ist, muss der Unternehmer der Kundschaft einen Beleg ausstellen – auch dann, wenn mangels Umsatzgrenze gar keine Registrierkasse verwendet wird. Die Belegerteilungspflicht ist damit die breitere der beiden Pflichten: Sie trifft im Ergebnis fast jeden Betrieb mit Bareinnahmen, vom Marktstand bis zur Werkstatt, und ist unabhängig von Rechtsform oder Branche.

Was auf dem Beleg stehen muss

Ein Beleg braucht mindestens: eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmens, eine fortlaufende Nummer, das Ausstellungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung sowie den Betrag. Wird der Beleg über eine Registrierkasse nach der RKSV ausgestellt, kommen weitere Angaben dazu: die Kassenidentifikationsnummer, die Uhrzeit, der Betrag je Steuersatz sowie ein maschinenlesbarer Code – üblicherweise ein QR-Code mit der kryptografischen Signatur des Belegs.

Darf ich den Beleg seit 1. Oktober 2026 per E-Mail oder QR-Code geben?

Ja. Seit 1. Oktober 2026 darf der Beleg elektronisch erteilt werden: per E-Mail oder App direkt an die Kundschaft oder zum Auslesen vor Ort, etwa als QR-Code auf einem Bildschirm, der der Kundschaft zugewandt ist. Der Beleg muss unmittelbar bei der Zahlung mit der Registrierkasse erstellt und signiert werden, und es liegt am Unternehmer, ihn der Kundschaft zur Verfügung zu stellen.

Geregelt ist das im neu gefassten § 132a BAO, der seit 1. Oktober 2026 gilt. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor: Ein Link per E-Mail, ein PDF zum Herunterladen oder eine Anzeige am Bildschirm sind möglich. Wird der Beleg nur angezeigt, muss die Kundschaft ihn laut BMF ohne Ortswechsel und ausreichend lange digital mitnehmen können, zum Beispiel indem sie den QR-Code mit dem Handy scannt. Die Art der Belegerteilung ist laut BMF im elektronischen Aufzeichnungssystem zu dokumentieren.

Kann die Kundschaft trotzdem einen Papierbeleg verlangen?

Ja. Kundinnen und Kunden haben weiterhin ein Recht auf einen Papierbeleg. Laut Bundesministerium für Finanzen können sie ihn sofort oder nachträglich verlangen, spätestens bis Geschäftsschluss am Tag des Einkaufs. Papierbeleg und elektronischer Beleg sind gleichwertig.

Für den nachträglich verlangten Papierbeleg nennt die Kundschaft Betrag, Datum, Uhrzeit und was gekauft wurde, damit sich der Umsatz in der Kasse finden lässt. Wer elektronisch kassiert, sollte deshalb einen Drucker erreichbar haben oder Belege aus der Kasse nachdrucken können.

Belegannahmepflicht der Kundschaft

Die Belegerteilungspflicht hat ein Gegenstück auf Kundenseite: Wer bar bezahlt, muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitnehmen; beim elektronischen Beleg genügt die digitale Mitnahme, etwa durch Scannen des QR-Codes. Eine Sanktion für Kundinnen und Kunden, die das nicht tun, gibt es allerdings nicht – die Pflicht dient in erster Linie der Kontrolle und richtet sich in der Praxis an den Unternehmer. Dennoch lohnt es sich, den Beleg mitzunehmen: Erst damit lässt sich ein Kauf im Streit- oder Garantiefall eindeutig nachweisen.

Sanktionen bei Verstößen

Für Unternehmer ist die Sache ernster: Wird kein Beleg ausgestellt, handelt es sich um eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d FinStrG, die mit bis zu 5.000 € geahndet werden kann (mehr unter Strafen ohne Registrierkasse und ohne Beleg). Die Belegerteilungspflicht ist damit kein optionales Detail, sondern eine der Grundpflichten im Bargeschäft.

Wie Kasseneck das löst

Kasseneck stellt bei jedem Barumsatz automatisch einen vollständigen, signierten Beleg aus. Wie er zur Kundschaft kommt, wählen Sie: als QR-Code am Bildschirm, den die Kundschaft mit dem Handy scannt und der zum Beleg als PDF führt, als Link per E-Mail oder als Bon aus dem Drucker. Verlangt jemand nachträglich einen Papierbeleg, drucken Sie ihn aus dem Belegverlauf der Kasse nach. Die RKSV-pflichtigen Zusatzangaben und die Signatur werden ohne Zutun ergänzt.

Beleg erhalten – und jetzt?

Ob der Bon aus einer Registrierkasse mit Sicherheitseinrichtung stammt, zeigt sein QR-Code. Was darin steht, erklärt Der QR-Code am Kassenbon; prüfen lässt er sich mit Kassenbon prüfen.